Vårda ditt företagsarkiv
Tips för arkivering
Varför skall man bevara och ordna sitt arkiv?
• Arkivet är företagets minne, en del av kulturarvet och företagsekonomiskt värdeskapande.
• Arkivet behövs för den fortsatta verksamhetens skull.
• Du hittar lättare den information du behöver.
• Lagstiftningen ställer vissa krav på bevarande av material – exempelvis bokföringslagen.
• Du är med och skapar en framtida bild av din verksamhet.
• Arkiven behövs för forskningens skull.
Vad ska sparas och ingå i arkivet?
I arkivet sparas företagets egna handlingar – sådana handlingar som företaget själv producerat samt handlingar direkt ställda till företaget. Med andra ord – handlingar som tydliggör företagets verksamhet.
Exempel:
Protokoll
Avtal
Förteckningar, listor
In-och utgående korrespondens
Historiker
Bokslutshandlingar
Kassaböcker och verifikat (inom 7-års perioden)
Verksamhetsberättelser
Filmer och fotografier (försedda med datum, plats, samt identifierade personer)
Föremål, t ex prototyper/modeller
Personalhandlingar
Urklipp (försedda med datum och vilken tidning klippet är ifrån)
Egna trycksaker (affischer, broschyrer, tidskrift m.m.
Vad kan gallras innan ni levererar material till Företagsarkivet?
Typ av handling: Kan gallras efter:
Inkomna cirkulär 2 år eller vid inaktualitet
Handlingar för kännedom 2 år eller vid inaktualitet
Månads- och kvartalsrapporter 2 år om årsrapporter finns
Dubbletter Vid inaktualitet
Offerter, ordrar, följesedlar 2 år eller vid inaktualitet
Verifikat, kontoutdrag 7 år om kassaböcker finns
Trycksaker böcker Enbart egna utgivningar skall arkiveras
Utkast och kladdar Vid inaktualitet
Förvaring av materialet:
- Arkivmaterial ska förvaras i lokaler som är skyddade mot brand, fukt och översvämning.
- Temperatur 18 (+/-2) grader och en luftfuktighet på 30-40 (+/-5) procent är det bästa för papper.
- Handlingar i digitalt format bör förvaras på server alternativt externa hårddiskar med säkerställd, kontinuerlig back-up. Spara i okomprimerat format, TIFF eller PDF/A för långsiktigt bevarande.
- Föreningens mailkorrespondens bör arkiveras genom utskrift på papper alternativt sparas i formatet PDF/A.
- Läs mer om förvaring på Riksarkivets hemsida: https://riksarkivet.se/arkivlokaler-riktlinjer-regelverk
Tips för god arkivvård:
- Utse en arkivansvarig i företaget, som bör få någon form av utbildning.
- Använd arkivbeständigt papper samt övrigt kontorsmaterial märkt Svenskt Arkiv.
- Gem, gummiband, tejp och plastmappar bör avlägsnas vid arkivering.
- Viktigt att tänka på innan man börjar ordna arkivet – behåll den ursprungliga ordningen så långt det är möjligt! En handling plockad ur sitt sammanhang kan förlora sitt värde då man kanske inte längre förstår den.
- Deponera handlingarna på en arkivinstitution. Här finns anpassade arkivlokaler som är bemannade, materialet är lättillgängligt och kan hållas öppet för forskning.
Behöver ni hjälp?
Företagsarkivets uppgift är att hjälpa våra medlemsföretag i dessa frågor. Vi tar emot, ordnar, förtecknar och bevarar ditt företagsarkiv på ett säkert sätt.
Företagsarkivet i Westerbotten
Nordanå
931 33 Skellefteå
0910-77 80 32