Organisation & stadgar

Styrelse

Fredrik Olsson Spjut, ordförande, ekonomisk historia, Umeå universitet
Elisabeth Svensson Hultman, kassör, Skellefteå

Ordinarie ledamöter

Eva-Lisa Holmström  Forskningsarkivet, Umeå universitet

Elisabeth Lundell, Volvo Lastvagnar AB,  Umeå

Elisabeth Svensson Hultman, Skellefteå

Anders Hellgren, Hellgrens.se, Skellefteå

Annica Bray, vald av Skellefteå kommun

Suppleanter

Pär Brubäcken, Vald av Skellefteå kommun

Revisorer

Thore Hultin

Tage Hellgren, suppleant

Valberedning

Rolf Granstrand, Skellefteå

Stadgar

(ANTAGNA 1987)

§ 1

NAMN

Föreningens namn är Företagsarkivet i Westerbotten, en allmännyttig ideell förening.

§ 2

ARKIVETS ÄNDAMÅL

Företagsarkivet i Västerbotten utgör en sammanslutning av företag och näringslivsinriktade organisationer med verksamhet inom Västerbottens län.

Arkivets huvuduppgift är att samla, bevara och för forskning tillhandahålla arkivmaterial från verksamma eller tidigare verksamma företag inom Västerbottens län.

Arkivet skall dessutom i mån av resurser bedriva konsulterande arkivverksamhet och därvid upprätta arkivbildningsplaner, ge förslag på arkivrutiner etc. hos medlemsföretagen.

Företagsarkivets verksamhetsområde är Västerbottens län med arkivlokaler i Umeå och Skellefteå.

§ 3

MEDLEMSKAP

Rätt till medlemskap i arkivet äger de i § 2 omnämnda företagen och näringslivsinriktade organisationerna med verksamhet inom Västerbottens län.
I efterföljande text kommer dessa två medlemskategorier att benämnas företag.

§ 4

UTTRÄDE

Uppsägning för utträde ur företagsarkivet skall ske minst ett halvår före kalenderårsskifte. Utträdet träder då i kraft f.o.m. nämnda kalenderårsskifte.

§ 5

VERKSAMHETSÅR

Arkivets verksamhetsår skall vara kalenderår.

§ 6

REPRESENTATION

Anslutet företag företrädes med 1 ombud vid arkivets representantskapsmöte. Ombuden utgör arkivets representantskap, som väljer arkivets styrelse.

§ 7

REPRESENTANTSKAP

Representantskapet sammanträder till årsmötet senast före april månads utgång och därjämte, då styrelsen finner erforderligt eller framställning därom sker av minst 1/4 av antalet anslutna företag. Till sammanträde skall kallelse utfärdas i den ordning styrelsen beslutar, dock att kallelse till årsmöte skall utfärdas senast 30 dagar före mötet.

Ärende som avser ändring av stadgar, ändring av fastställd avgift eller annan större ekonomisk fråga, må ej avgöras med mindre ombuden delgivits detta i kallelse. Kallelse till årsmöte skall upptaga val av styrelse och revisorer samt fråga om ansvarsfrihet. Förslag om viss frågas behandling på årsmötet skall skriftligen inges till styrelsen senast 14 dagar före sammanträdet.

Vid årsmötet skall förekomma behandling av styrelsens och revisorernas berättelser för näst föregående verksamhetsår, fråga om ansvarsfrihet, förslag till inkomst – och utgiftsstat för nästkommande verksamhetsår samt val av styrelse och revisorer jämte suppleanter för dessa, även som av styrelsen förelagda ärenden och av anslutna företag i stadgeenlig ordning ingivna förslag.

Beslut kan fattas med enkel majoritet av de i omröstningen deltagande samt genom öppen omröstning, såvida icke vid sammanträdet förslag framställes om sluten omröstning. Vid lika röstetal gäller den mening, som ordföranden biträder, utom vid val då lotten avgör. Kostnaden för deltagande i representantskapet bestrides av respektive företag.

§ 8

STYRELSEN

Arkivets styrelse består av 9 ledamöter. Av dessa utser arkivets representantskap 5 ledamöter med en mandattid på 1 år. Västerbottens läns landsting, Skellefteå kommun och Umeå kommun utser vardera 1 ordinarie ledamot jämte suppleant med mandatperiod, som sammanfaller med mandatperioden för kommunala styrelser och nämnder. Umeå universitet utser 1 ordinarie ledamot och Länsstyrelsen i Västerbottens län 1 suppleant med mandatperiod enligt beslut av respektive institution.

Ordförande och kassör utses av årsmötet. I övrigt fördelar styrelsen inom sig de olika funktionerna.

I samma ordning, som för val av styrelse är stadgat, utses på årsmötet 5 styrelse suppleanter, vilka vid ledamots förfall eller avgång inträder i styrelsen i den ordning årsmötet fastställer. Suppleanterna kallas till styrelsens sammanträden, där de har yttranderätt men ej beslutanderätt.

För styrelsebesluts giltighet erfordras att mer än hälften av styrelsens samtliga ledamöter är ense om beslutet. Vid lika röstetal gäller utslagsröst för ordförande. Styrelsen har rätt att inom sig utse ett arbetsutskott på 3 ledamöter jämte suppleanter. Styrelsen äger rätt att till sig adjungera ledamöter, som företräder till arkivet närliggande intressen.

§ 9

PERSONALREPRESENTATION

Vid styrelsens sammanträden äger högst 3 företrädare för de anställda rätt att delta. Dessa skall vara anställda av arkivet och var och en utses av olika lokala fackliga huvudorganisationer, som är bundna av kollektivavtal med arkivet. Företrädare för de anställda får delta i överläggning rörande fråga, som gäller avtal om lön eller annan förmån för de anställda.

§ 10

FIRMATECKNING

Styrelsen utser de personer, som skall äga rätt att teckna föreningens firma. Vid uttag i bank eller på postgirokonto innestående medel skall firman tecknas av två i förening, av vilka en skall vara ledamot av styrelsen.

§ 11

RÄKENSKAPER

Styrelsens räkenskaper omfattar verksamhetsåret i januari till 31 december. Bokslutet skall vara revisorerna tillhanda senast 2 månader efter räkenskapsårets utgång. Till årsmötet skall styrelsen avlämna en av styrelsens ledamöter undertecknad berättelse över verksamheten under föregående år. Denna berättelse skall uppta resultaträkning samt in- och utgående balansräkning.

§ 12

REVISION

För granskning av styrelsens verksamhet utser årsmötet årligen 2 revisorer jämte 2 suppleanter. Det åligger revisorerna att verkställa årsrevision av styrelsens berättelse och förvaltning och däröver till årsmötet avgiva berättelse med till- eller avstyrkande av ansvarsfrihet.

Revisorerna kan även under löpande verksamhetsår företaga granskning och inventering. Årsrevision skall vara verkställd och berättelse däröver ingiven till styrelsen inom en månad från den dag, då bokslutet överlämnades till revisorerna.

§ 13

AVGIFTER

Varje anslutet företag erlägger årsavgift, vilken beslutas av årsmötet. Anslutet företag äger efter anmälan rätt till utträde ur föreningen enligt tidigare i § 4 nämnt förfarande.

Företag, som utnyttjar arkivets tjänster , skall anslutas som medlem och erlägga årsavgift. Varje företag, som förvarar handlingar i arkivet, skall erlägga en årlig hyllmeteravgift eller engångsavgift, vilka belopp fastställs av årsmötet.

§ 14

UPPLÖSNING

Förening får icke upplösas om minst tio av de anslutna företagen önskar fortsätta verksamheten. I händelse av upplösning skall tillhörigheter och tillgångar, sedan anslutna företag tillskrivits, överlämnas till organisation med närliggande verksamhetsområde.

§ 15

ÄNDRING AV STADGAR

För stadgeändring fordras två på varandra följande årsmötesbeslut.